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新形势下事业单位办公室档案管理创新

 

来源: 本站原创   录入人员: 郝相莲 时间: 2018-06-23 [ ] [ 打印 ] [ 关闭 ] [ 收藏 ]

 

摘要:随着我国事业单位转型改革工作的不断深入,办公室档案管理作为其内部管理的重要组成部分,不仅与事业单位内部高效运行之间有着密切联系,同时还直接决定了事业单位的高效发展。为了充分发挥办公室档案管理的作用,本文阐述了新形势下事业单位办公室档案管理的基本原则,对新形势下事业单位办公室档案管理创新的重要意义及其策略进行了论述分析。

关键词:新形势;事业单位;办公室档案管理;原则;创新;意义;策略

 

事业单位办公室档案管理工作是保障事业单位有序、高效运行的重要环节,是记录事业单位发展历程的有力证据。为了促进其发展,以下就新形势下事业单位办公室档案管理创新进行了探讨分析。

一、新形势下事业单位办公室档案管理的基本原则

事业单位是国家机构的组成部分,其档案是事业单位所有信息的汇聚地,必须在一定的标准与原则下进行管理:一是规范、灵活相统一原则,即事业单位档案管理方法应该规范、灵活,在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案进行灵活管理,以此保证档案管理方法的实用性;二是职责、权益兼顾原则,即事业单位档案管理制度中,相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定,当出现档案管理的纰漏问题,能公平处理和责任到人;三是静态、动态相结合原则,即事业单位档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进,与国际接轨,在时代发展的大背景下创新档案管理体制与方法,提高档案管理的科学化水平。

二、新形势下事业单位办公室档案管理创新的重要意义

新形势下事业单位档案管理工作的创新,对于满足新时期事业单位全面改革具有重大的现实意义。首先,通过对事业单位档案管理人员的系统教育与培训,能强化其档案管理技巧,有利于档案管理效率的提升;其次,通过对现代网络档案管理工具的使用,能够获得更为精准的档案资料的详细数据,提升了事业单位档案管理的网络化和系统化水平,进而大大提升了事业单位档案管里的科学化水平;最后,通过对事业单位档案管理工具及管理人员等方面的优化,能够时发现和解决档案管理过程中的问题,能不断的促进事业单位档案管理体制在理论及实践上的完善,是推进事业单位档案管理走向现代化的重要途径。

三、新形势下事业单位办公室档案管理的创新策略

(-)健全完善档案管理制度

一是建立的各项规章制度必须要具有合理性和科学性,其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。二是简明、实用,可操作。制定的规章制度必须要具有良好的可操作性,方便实用、简单易行行才可以更好的发挥规章制度的指导和规范作用。三是坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导,职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者,坚持制度约東的地位平等性,是制度顺利执行的重要保障。四是奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者,所以在规章制度的执行过程中,档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性,做到有功必奖,有过必惩,奖惩分明。

(二)强化事业单位办公室档案的保密工作

首先在库房的选址、建造方面要遵照国家有关规定建造,做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开,同时库房的门窗应专门加固,以防盗窃;其次是库房管理方面应该指定专人负责看管,无关人员一律禁止入内;最后是培训库房管理人员正确区分保管档案和保密档案,应保管档案是指为本单位工作需要和国家积累历史文化财富的需要而保存的,而应保密档案是指在一定时间内,如若被泄露,会对国家安全和利益造成伤害的限制级档案。事业单位的办公室档案管理工作是一项综合性高,系统性较强的工作,其管理的好坏直接影响着事业单位的内部管理与发展。而针对当前环境下事业单位的办公室档案管理工作存在的问题,我们必须采取针对性的措施,建立并完善相应的管理制度,不断提高档案管理人员的水平与综合素质,并投入资金运用起现代化的信息技术,以实现事业单位办公室档案工作的信息化、现代化。

(三)加强事业单位办公室档案的信息化管理

随着现代科学技术的飞速发展,计算机技术得到了广泛的应用,档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。合理开发利用档案资源,尽可能延长档案使用寿命以及提高工作效率,这些也是当代档案管理改革创新的主要目的和任务。目前看来把先进的科学技术手段应用于档案管理中以满足新时期下档案管理工作的要求,已经刻不容缓。首先,各级事业单位的档案部门要准确、及时地传递信息,切实保证档案信息的时效性;其次,档案管理部门要利用计算机、扫描仪等现代设备,将档案资料准确的输入计算机再通过相应的技术处理,将文字、图片资料转变成数据资料,从而实现纸质档案和数据档案的并存;最后要充分利用网络技术进行档案管理创新,通过网络向社会提供高效的档案信息服务,以实现档案信息资源的有效共享,这样一来既方便了广大民众,也提高了档案的使用效率,同时也提高了档案管理工作的质量。

(四)不断提升档案管理人员的综合素养

事业单位办公室档案管理工作水平的高低决定了事业单位的工作情况和未来发展趋势,因此要想更好的管理办公室档案工作,提升相关工作人员的综合素养是一个重要问题。因为事业单位档案管理工作本身就是一个系统性较强,综合性较高的工作,那么办公室档案管理工作对于员工的要求也必然更高。所以事业单位要明确好办公室档案管理工作人员的岗位职责,积极开展能力培训和实践活动,不断提升工作人员的能力,有效丰富档案管理工作人员的能力和经验,以此来完善相关队伍的建设,更好的保障事业单位办公室档案管理工作队伍的专业水平。

四、结束语

综上所述,随着科技的进步发展,事业单位作为以社会公益为目的的重要组织,其管理工作越来越受到重视。新形势下要想保证事业单位的可持续发展,就充分关注事业单位办公室档案管理工作的重要性,并不断加强办公室档案管理创新,从而更好地推动事业单位办公室档案管理工作发展。(马洁)

参考文献:

[1]林幼凤.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息,20158.

[2]陈晓敏.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架研究[J].办公室业务,2017(02).

[3]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理,201704.

责任编辑:田光   


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