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对黄河基层单位档案信息化管理的几点认识

 

来源: 本站原创   录入人员: 郝相莲 时间: 2018-12-28 [ ] [ 打印 ] [ 关闭 ] [ 收藏 ]

 

摘要:基层事业单位所形成的档案是在长期实践工作、管理和学习等活动中形成的具有保存价值的文件材料,记载着事业单位的发展历程。目前,基层事业单位档案工作还存在着不少薄弱环节,特别是随着信息社会的发展,需要我们不断加强档案的信息化管理工作,以适应时代的进步。

关键词:基层档案;信息化;声像资料 

1、档案信息化管理的重要性

目前我们正处在一个信息高速发展的时代,许多工作面临着新挑战,对于档案管理工作也不例外,档案的的信息化管理已成为新时代下发展的趋势。实行档案信息化管理就是充分利用现代先进的科学技术和管理方法,实现与传统档案管理方法的有机结合。运用现代信息处理技术手段来管理档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,必将对档案管理的各个方面发生深刻变化,使档案管理的整体水平明显提高,大大减少管理工作人员的投入,缩短大量事务的处理时限,使管理人员在有限的时间内得到充足的信息,不仅降低成本,而且能极大地提高效率。

2、基层单位档案信息化管理存在的问题

2.1、对档案信息化管理认识不到位,管理意识不强

档案信息化管理工作中,基层档案管理员对档案管理信息化建设认识不到位,没有意识到档案信息化建设的重要性,仍然沿用人工管理方式,轻编研、轻整理、轻统计,档案资源利用率偏低,严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。

2.2、档案信息化管理制度不健全

完善档案管理规章制度,使各项工作开展有章可循。档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制,加大信息化建设管理规章的建设力度,使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强各部门之间的联系与配合,通过完善的档案共享网络,进一步实现档案规范化运作,及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理,完善档案管理工作规程,进一步规范档案管理具体行为,在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下,积极推动黄河基层单位信息化建设顺利、健康、高效发展。

3、如何做好档案信息化管理

3.1、正确认识档案信息化的重要性

科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革,因此,黄河基层单位档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性,改变传统思维,更好地顺应时代发展变化。领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性,将档案管理积极纳入单位整体发展规划中,通过各种制度、资金支持,将档案信息化建设落到实处。

3.2、提高档案管理人员的综合素质

要实现档案的信息化管理,必须要有掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员,这就要求档案工作人员的素质必须要适应新形势发展的要求。一方面,档案业务知识要过硬,这基本上不难做到,另一方面,计算机技术也要过硬,包括计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理、网页制作等方面的知识。因此,档案工作者不能满足于现状,应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺,主动、及时地提升自己的相关科学文化知识和档案学知识。管理人员要充分利用计算机、网络等,对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理,提高档案的存储和处理能力,为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥档案的信息服务功能。

3.2、建立健全档案信息化管理制度

要实现档案信息化管理,并保证其正常运转,还必须制定出一整套具体的规章制度,一方面具有可操作性,另一方面形成约束机制,确保具体工作的规范有序。这些制度主要包括文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度、软件管理制度、操作管理制度、监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等等,只要能促进档案信息化管理的工作,都要形成相应的制度。

3.3、完善各类设施配置

实现档案信息化管理,对计算机等硬件设施要求较高,需要较大的投入。以开发建成一套网络管理系统为例,少则十几万元,多则数百万元,计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等设备更是必备的。如何解决好这一问题对档案信息化建设至关重要。对我们黄河基层单位来说,目前对档案信息化管理还没有足够的认识,再加上经费紧张,缺乏各类设施配置,很难实现档案的信息化管理。

总之,档案信息化管理是社会信息化发展的时代要求,也是我们黄河基层单位档案工作发展的必然趋势。因此,我们应该从现在就开始着手,要不断提高档案管理工作人员的综合素质,建立健全档案信息化管理制度,完善各类设施配置,做好迎接档案信息化管理时代来临的准备。上级有关部门更要加强对基层档案管理工作人员的业务培训,加大业务指导力度,增加对各项设施配置的费用投入,不断推进基层单位档案信息化管理工作发展。(王新宇)

参考文献:

1、吴宝康.《档案学概论》.中国人民大学出版社.1988.

2、刘建平.《从信息和信息科学看档案》.《山西档案》1996年第1.

3、夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002.

4、程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理,2014.

责任编辑:田光        

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